重點摘要
財務與採購自動化將預算、採購、發票、費用報銷及付款連繫成一個受控流程。透過 FlexApp，承擔開支前會先核對預算，發票會與訂單及收貨記錄匹配，已批核的應付帳款亦會自動轉為銀行檔案及帳目分錄。
解決的問題
當採購繞過政策、報價未經比較、發票未經匹配便付款，而財務部又要將所有資料重新輸入會計系統時，開支便會失控，月結亦變成一場對帳混戰。
運作方式
- 1
制定預算
收集並審批各部門預算，再將其用作即時開支上限。
- 2
按政策採購
採購申請、報價或招標及採購訂單均按審批上限處理。
- 3
匹配與審批
系統自動讀取供應商發票，並在批准付款前，與訂購及收貨記錄逐一核對。
- 4
付款與過帳
已批核的應付帳款及報銷會轉為付款批次、銀行檔案及總帳憑證。
成效
- 每項開支承擔前均已核對預算
- 減少多付款項及重複發票
- 自動過帳，加快月結
- 由申請到付款均有完整審計記錄
支援此方案的應用程式
採購至付款
管控每一分開支——由採購申請到已審批的供應商發票，訂單、收貨及發票互相核對。
了解更多費用報銷
拍下收據、提交報銷、獲得發還——過程中自動檢查是否符合公司政策。
了解更多應付帳款與付款
準確、準時地向供應商及員工付款——由已審批的發票及報銷，直至可即時上載的銀行檔案。
了解更多預算規劃
年度預算不再靠來回電郵的試算表——收集、審批、匯總及重新預測，一站完成。
了解更多電子招標
公平且全程有紀錄的招標及報價——投標書在截止前保持密封，並按議定準則評分。
了解更多庫存管理
準確掌握手上有多少存貨、存放何處及價值多少——涵蓋每個倉庫。
了解更多系統整合
將 FlexApp 連接至您的 ERP、會計及其他業務系統——同一資料毋須重複輸入。
了解更多常見問題
FlexApp 會取代我們的 ERP 嗎？
不會。FlexApp 負責涉及大量審批的前端流程——預算、採購、報銷及應付帳款——再將結果過帳至您的 ERP 或會計系統。
可以先只使用費用報銷嗎？
可以。每款應用程式均可獨立運作，日後再加入採購或預算規劃亦可。
發票如何進行匹配？
支援兩方匹配（訂單與發票）或三方匹配（訂單、收貨記錄與發票），並設有容差規則及例外處理隊列。