採購主管 · 建築公司
報價程序無法略過
以往大額採購有時只憑一個報價便進行。現在超過指定金額的申請，必須取得規定數目的報價才能繼續，審批亦按金額及部門進行。
重點摘要
FlexApp 採購至付款是採購管控應用程式，把開支由採購申請、報價、採購訂單及收貨，一直帶到經核對及審批、可安排付款的供應商發票。
可獨立運作，亦可按需要與 FlexApp 其他部分互相連接。
適用對象
中大型機構的財務總監、採購主管及應付帳款團隊。
解決的問題
採購繞過公司政策，報價未經比較，預算檢查來得太遲，發票未與訂購及實際收貨核對便已付款。
為您帶來的效益
01
開支符合政策
每項採購申請均套用報價規則及審批級別。
02
承諾開支前先檢查預算
FlexApp 在承諾開支前檢查預算，並發出警告或加以阻止。
03
減少多付款項
發票按貴公司設定的容差，與訂單及收貨紀錄核對。
04
及早發現欺詐跡象
重複發票及供應商銀行資料變更都會被標示。
AI
AI 如何幫助你
AI 代為閱讀文件，並留意可疑跡象。
-
自動讀取供應商發票，加快分類入帳及審批
-
標示重複發票
-
標示供應商銀行資料的變更
實際應用場景
財務主管 · 醫療集團
只為實際收到的貨品付款
以往即使貨品短缺，發票仍照樣付款。現在每張發票都與訂單及收貨紀錄核對，超出容差的個案會轉到異常處理清單。
財務總監 · 貿易公司
發出訂單前先看預算
以往超支要到月結帳目才浮現。現在 FlexApp 在提出採購申請時即檢查預算，於承諾開支前發出警告或加以阻止。
主要功能
可獨立運作，亦可按需要與 FlexApp 其他部分互相連接。
- 採購申請超過指定金額須取得多個報價，成本可分攤至不同部門
- 採購訂單支援發放及完整修改紀錄，並記錄收貨
- 發票與訂單核對——亦可選擇同時與收貨紀錄核對——異常個案排隊待審
- 自動讀取供應商發票，並按金額或部門分類入帳及審批
- 承諾開支前檢查預算；供應商登記、評分表及對帳單
- 開支報告，以及已審批發票的會計分錄
常見問題
可以自行決定發票核對的嚴格程度嗎？
可以。每家公司可選擇只與訂單核對，或同時與訂單及收貨紀錄核對，並設定自己的容差。
預算可以來自我們的 ERP 嗎？
可以，預算可來自貴公司的 ERP 或 FlexApp 預算規劃。
系統會向供應商付款嗎？
已審批的發票會轉交 FlexApp 應付帳款與付款或貴公司的 ERP 安排付款。