重點摘要
要將審批自動化，可先把申請轉為網上表格，再透過依照組織架構設定的工作流程傳遞審批，最後將已簽署的結果儲存於文件系統。FlexApp 在同一平台上完成以上三個步驟，讓紙本流程全面數碼化，並支援流動審批及完整審計記錄。
解決的問題
大部分機構仍以紙本或電郵處理數十種審批——請假、採購、付款、IT 權限、合約等。申請容易遺失，要致電催促審批人，沒有人知道申請進度，審計時更要翻查大量文件夾。
運作方式
- 1
表格數碼化
以拖放式表格設計工具重建紙本表格，並設定驗證規則及自動計算欄位。
- 2
設計審批路線
在工作流程畫布上繪製審批流程，可按部門、職位、金額上限及 SLA 設定。
- 3
隨時隨地審批
審批人可透過任務收件箱、手機應用程式或 WeChat（微信）處理，並設有提醒及逐級上報機制。
- 4
儲存與報告
已簽署文件自動歸檔至雲端文件庫（Drive），儀表板則顯示申請數量及處理時間。
成效
- 審批週期以小時計，而非以星期計
- 每項決定均記錄經手人、內容及時間
- 不再有遺失或填寫不全的紙本表格
- 業務團隊可自行修改流程，毋須編寫程式
常見問題
將紙本審批流程數碼化需要多長時間？
由於表格及工作流程是透過設定而非編程完成，一般的表格及審批流程只需數天即可重建及測試。
審批可以自動依照組織架構進行嗎？
可以。審批步驟可按部門、職位、匯報關係或分派矩陣指派，人員職位變動時，審批路線亦會隨之更新。
電子審批在香港具法律效力嗎？
根據《電子交易條例》(第553章)，電子紀錄及電子簽署在香港一般獲得承認，但部分文件類別除外。如涉及特定文件類別，請向您的法律顧問查詢。