甚麼是工作流程自動化？香港機構實用指南

每間機構都依靠工作流程運作：請假申請、採購訂單、供應商付款、合約審閱等等。每項流程都是一連串步驟，把資料由一個人或系統傳到下一個。工作流程自動化就是以軟件按規則執行這一連串步驟，不再依賴紙本表格、電郵往來，以及同事自行記住下一步該做甚麼。

工作流程自動化實際上做些甚麼？

工作流程自動化平台主要負責四項工作：

1. 收集申請 — 以網上表格取代紙本或 Word 範本，在輸入時即時驗證資料。
2. 按規則傳遞 — 系統根據申請人所屬部門、金額、類別或任何其他欄位，決定下一步由誰處理。
3. 追蹤及上報 — 每項任務都有負責人及期限；當期限有延誤風險時，系統會自動發出提醒及上報。
4. 記錄及整合 — 每個決定均有記錄，文件自動歸檔，結果亦會傳送至需要的系統，例如會計系統。

與電郵相比，分別不只在於速度。以電郵處理，流程只存在於各人腦海中；採用工作流程自動化後，流程變得清晰明確、可以量度，而且每次都一致。

應先自動化哪些流程？

最理想的首批流程具備三項特點：處理量大、以規則為本，以及目前問題明顯。對大部分香港機構而言，包括：

• 費用報銷及退款
• 請購單及採購訂單
• 請假及加班申請
• 付款申請及供應商發票審批
• IT 系統權限及設備申請
• 合約及文件審批

避免由罕見、牽涉複雜人事角力或仍在重新設計中的流程入手。一個快速而明顯的成功例子，能為接下來十個流程建立動力。

如何以五個步驟自動化一項流程？

1. 梳理現有流程

寫下每個步驟、由誰執行、需要哪些資料，以及要作出哪些決定。留意申請在哪個環節等候最久 — 那正是自動化最快見效的地方。

2. 先簡化，後自動化

把一個欠佳的流程自動化，只會更快地產生欠佳的結果。刪除從不駁回任何申請的審批步驟，合併重複的表格，並訂立清晰的審批門檻（例如「超過 HK$50,000 的採購須由董事審批」）。

3. 將表格電子化

在表格設計工具中重建表格。加入驗證（必填欄位、數值範圍）、計算欄位（總額、稅項），以及從主數據（例如成本中心或供應商）讀取選項的下拉選單。

4. 設計審批路線

繪製工作流程：由誰審批、次序如何、在甚麼條件下觸發。優秀的平台會按組織架構（部門、職位、匯報關係）而非指定個人來傳遞申請，即使人員調動，工作流程仍可如常運作。

5. 測試、推出及衡量成效

先以測試數據模擬流程，再在一個部門試行，然後全面推出。在推出前後以相同指標作比較。

應該衡量哪些指標？

指標	反映甚麼
處理週期	一項申請由提交至完成所需的時間
每個步驟的等候時間	瓶頸所在
SLA 達標率	按時完成的申請所佔比例
退回重做率	申請因資料不全而被退回的頻率
處理量	該流程每月處理的申請數目

處理週期通常是最受關注的數字。當自動傳遞、提醒及手機審批到位後，審批時間由數天縮短至數小時相當常見。

工作流程自動化、RPA 與自行開發的比較

• 工作流程自動化平台明確地把流程建模。最適合涉及人手決策、而且會隨時間改變的流程。
• RPA（機械人流程自動化）模仿人手在現有畫面上點擊操作。當舊系統沒有 API 時相當有用，但畫面一旦改動便容易失效。
• 自行開發可完全掌控，但開發緩慢，日後修改亦成本高昂。每新增一份表格或一個審批步驟，都會變成一個軟件項目。

對大部分以審批為主的流程而言，具備系統整合能力的無代碼工作流程平台，能在速度與掌控之間取得最佳平衡。

選擇工作流程自動化平台的要點

• 流程負責人無須編寫代碼也能使用的視覺化設計工具
• 按部門、職位及匯報關係進行的組織架構感知路線
• 表格、文件及報表集中於同一平台，而非三套獨立工具
• 手機審批，並支援員工慣用的溝通渠道
• 透過 API 與 ERP、會計及人力資源系統整合
• 審計記錄與保安：SSO、按角色分配權限、日誌記錄
• 為每位用戶提供多語言支援 — 在香港通常是英文及中文
• 符合貴機構數據管治要求的部署方式

FlexApp 的工作流程自動化方案

FlexApp 將視覺化工作流程引擎、網上表格、文件管理、儀表板及 AI 助手整合於同一平台，流程由頭到尾一氣呵成，無須重複輸入資料。審批按貴機構的組織架構傳遞，可透過手機或 WeChat（微信）處理，並經連接器把結果過帳至會計系統。如欲親身了解貴機構的流程在 FlexApp 上如何運作，歡迎預約示範。