FlexApp 與電郵、試算表審批比較

大部分機構並非刻意選擇電郵和試算表作為審批系統，只是因為這些工具早已在每張辦公桌上，便自然由此開始。本文比較這種做法與 FlexApp 等工作流程平台，助您判斷何時應把流程轉移出來。

簡短答案

偶爾出現、簡單的申請，用電郵和試算表處理並無問題。當流程有固定申請量、多於一個審批步驟、每次都必須遵從的規則或審計要求，工作流程平台便能帶來明顯效益。

逐項比較

	電郵及試算表	FlexApp
提交申請	自由格式的電郵或複製範本，資料經常不齊	結構化表格，設必填欄位、自動計算及附件
分派	由申請人決定電郵給誰，再逐一轉寄	按金額、部門、公司或項目自動分派
政策規則	全靠員工記得	每次都由審批路線自動套用
申請進度	四處詢問或翻查收件匣	申請人及審批人隨時可見
外出時審批	可用電郵，但看不到完整資料	以手機審批，表格、紀錄及附件一應俱全
審計紀錄	分散在不同郵箱及檔案版本	誰在何時做了甚麼，與申請一併保存
報表	由專人人手整理試算表	由申請數據直接產生儀表板及報表
修改流程	通知所有人，希望大家照做	在無代碼設計工具中修改一次表格或路線
額外軟件成本	無	授權及設定費用，按機構個別報價

電郵和試算表適合的情況

• 申請量少：每月只有幾宗。
• 只有一位決策人：申請交給一人批核便完成。
• 沒有審計壓力：日後不會有人追問由誰批核及原因。
• 臨時流程：數星期內便結束的一次性項目。

在這些情況下，任何新系統的成本和工夫都可能大於得益。

問題出現在哪裏

申請會遺失

擱在某人收件匣中的申請，其他人都看不到。跟進全靠申請人追問，遇上休假或人事變動，申請便可能無人處理。

規則執行不一致

金額上限、某些成本中心須加批、付款前須經財務核對等規則，在逐封電郵傳遞時很容易被遺忘。例外情況漸漸變成常態，卻沒有人決定過應該如此。

沒有單一紀錄

最新版本的試算表、審批電郵和證明文件往往分散在三個地方。遇上審計或爭議時，要花時間把它們湊在一起。

報表要人手製作

「採購審批平均要多久？」、「各部門本季報銷多少？」這類問題需要有人人手整理數據，因此很少有人問。

改用工作流程平台後的分別

1. 每類申請一份表格，每項申請都資料齊全。
2. 自動分派給正確的審批人，有人外出時亦可轉授。
3. 進度一目了然，申請人及經理都看得到。
4. 手機審批，審批人可看到完整申請。
5. 完整紀錄每個決定，與申請及文件一併保存。
6. 以同一數據產生報表及儀表板，毋須重新輸入。

FlexApp 另附 45 個現成審批流程，涵蓋請假、報銷、採購申請、用印及系統權限等日常申請，而且每個流程都可以按貴機構的政策度身訂造。

如何決定

以下列四條問題，為每個以電郵或試算表處理的流程評分：

1. 是否每星期或更頻密地發生？
2. 是否需要兩位或以上審批人或部門參與？
3. 是否有金額上限、必須核對等規則？
4. 日後是否需要證明由誰批核？

有兩個或以上答案為「是」的流程，通常適合優先轉到工作流程平台。先由這一個開始，比較轉用前後所需的時間，再逐步擴展。