FlexApp 与邮件、电子表格审批对比

大多数机构并不是有意选择邮件和电子表格作为审批系统，只是因为这些工具早已在每个人的电脑上，自然就从这里开始。本文对比这种做法与 FlexApp 等工作流平台，帮助您判断何时应该把流程迁移出来。

简短回答

偶尔出现的简单申请，用邮件和电子表格处理没有问题。当流程有稳定的申请量、不止一个审批环节、每次都必须执行的规则或审计要求时，工作流平台就能带来明显效益。

逐项对比

	邮件和电子表格	FlexApp
提交申请	自由格式的邮件或复制的模板，信息经常不全	结构化表单，设有必填字段、自动计算和附件
流转	由申请人决定发给谁，再逐个转发	按金额、部门、公司或项目自动流转
制度规则	全靠员工记得	每次都由审批路径自动执行
申请进度	到处询问或翻查收件箱	申请人和审批人随时可见
外出时审批	可用邮件，但看不到完整信息	用手机审批，表单、记录和附件一应俱全
审计记录	分散在不同邮箱和文件版本中	谁在何时做了什么，与申请一起保存
报表	由专人手工整理电子表格	由申请数据直接生成仪表板和报表
修改流程	通知所有人，希望大家照做	在无代码设计器中修改一次表单或路径
额外软件成本	无	许可和实施费用，按机构单独报价

邮件和电子表格适用的情况

• 申请量少：每月只有几笔。
• 只有一位决策人：申请交给一个人批准就结束。
• 没有审计压力：日后不会有人追问由谁批准及原因。
• 临时流程：几周内就结束的一次性项目。

在这些情况下，任何新系统的成本和投入都可能大于收益。

问题出在哪里

申请会丢失

搁在某人收件箱里的申请，其他人都看不到。跟进全靠申请人催问，一旦遇上休假或人员变动，申请就可能无人处理。

规则执行不一致

金额上限、某些成本中心需要加签、付款前需财务核对等规则，在逐封邮件传递时很容易被遗忘。例外逐渐变成常态，却没有人决定过应该如此。

没有统一记录

最新版本的电子表格、审批邮件和证明文件往往分散在三个地方。遇到审计或争议时，需要花时间把它们拼凑起来。

报表要手工制作

“采购审批平均要多久？”、“各部门本季度报销多少？“这类问题需要有人手工整理数据，因此很少有人问。

改用工作流平台后的变化

1. 每类申请一张表单，每项申请都信息完整。
2. 自动流转给正确的审批人，有人外出时也可转授。
3. 进度一目了然，申请人和经理都看得到。
4. 手机审批，审批人能看到完整申请。
5. 完整记录每个决定，与申请和文件一起保存。
6. 用同一份数据生成报表和仪表板，无需重复录入。

FlexApp 还附带 45 个现成审批流程，覆盖请假、报销、采购申请、用印和系统权限等日常申请，而且每个流程都可以按贵机构的制度定制。

如何决定

用以下四个问题，为每个用邮件或电子表格处理的流程打分：

1. 是否每周或更频繁地发生？
2. 是否需要两位或以上审批人或部门参与？
3. 是否有金额上限、必须核对等规则？
4. 日后是否需要证明由谁批准？

有两个或以上回答为”是”的流程，通常适合优先迁移到工作流平台。先从这一个开始，比较迁移前后所需的时间，再逐步扩展。