如何選擇業務流程軟件？2026 年採購清單

採購業務流程軟件，很少只是比較功能那麼簡單。大部分平台都能繪製工作流程、建立表格，真正的分別往往在日後才顯現 — 當您需要修改流程、連接 ERP、應付審計，或推展至第二間附屬公司時。本清單正是針對這些分別而設。

由一項真實流程開始

在比較功能清單之前，先選定一項真實流程 — 最好是使用量大的審批流程，例如採購申請或費用報銷 — 並要求每家入圍供應商在其平台上設定並示範這項流程。這一小時所得到的了解，遠勝任何宣傳單張。

1. 誰可以建立及修改流程？

• 業務流程負責人能否在無須 IT 部門協助下修改表格或審批步驟？
• 表格、工作流程、儀表板及報表是否設有視覺化設計工具？
• 有需要時，開發人員能否以腳本及 API 擴充功能？
• 是否具備版本管理、測試，以及把變更由測試環境安全推送至正式環境的機制？
• 是否有 AI 協助草擬工作流程、表格或報表？

2. 如何與現有系統整合？

• 是否提供可自行設定的 REST 連接器及資料庫連接？
• 已批核的交易能否自動過帳至會計系統？
• 是否設有共用主數據（客戶、供應商、員工、成本中心）？
• 供應商、客戶、求職者等外部人士能否使用入口網站或公開表格？
• 是否提供 SDK，讓您在平台上開發自己的應用程式？

3. 是否安全及易於管治？

• 能否與貴機構的身份識別供應商實現單一登入（SSO）（例如 Microsoft Entra ID、SAML、Active Directory）？
• 是否支援多重身份驗證（MFA），包括通行密鑰？
• 是否具備按角色分配的權限及資料列層級規則？
• 每項變更及決定是否均有審計日誌？
• 能否隔離各附屬公司的數據，同時讓用戶保留單一登入帳戶？
• 數據存放在哪裡？能否自行選擇部署方式 — 本地部署或私有雲？

4. 員工是否真的會使用？

• 介面是否支援員工使用的所有語言 — 在香港通常是英文及繁體中文，內地團隊則需要簡體中文？
• 是否設有手機應用程式，並支援員工慣用的渠道，例如 WeChat（微信）？
• 推送通知能否在員工使用的手機上正常運作，包括國產 Android 品牌？
• 審批人能否一按即批？

5. 實際成本是多少？

應比較三年總擁有成本，而非只看首年授權費：

成本項目	應提出的問題
授權費	按用戶、按應用程式，還是按部署計算？外部用戶是否另行收費？
實施	由誰負責設定 — 供應商、合作夥伴，還是貴機構團隊？
系統整合	連接器是否已包括在內，還是需要額外定製開發？
基礎設施	寄存、備份及災難復原
變更	系統上線後，新增一份表格或一項流程的成本是多少？
支援	本地支援時段、語言及回應時間

一體化平台還是專門方案？

常見的陷阱是為表格、審批、文件、電子簽署及報表各自購買獨立工具。每套工具單獨看來都不算昂貴，但加起來便是五個登入帳戶、五套權限模式，以及大量系統整合工作。另一方面，強迫您全套購買的龐大套件也不見得更好。

應尋找由獨立應用程式組成的平台：各模組共用同一登入、同一權限模式、同一工作流程引擎及同一審計記錄，但每個模組均可獨立購買及運作。

簡單的評分方法

就上述五個範疇為每家供應商評分（1 至 5 分），按其對貴機構的重要程度加權（對規模較大的機構而言，系統整合及保安往往最為重要），再加上第六項評分：供應商在概念驗證期間的表現 — 包括回應速度、是否坦誠交代產品限制，以及本地專業知識。

FlexApp 的定位

FlexApp 由香港 FlexSystem 開發，是一個無代碼工作流程及業務應用平台：工作流程、表格、文件、儀表板、AI 助手及系統整合建基於同一基礎，另有超過 20 個可獨立運作的業務應用程式。平台支援三種語言、手機及微信，並可採用本地部署或私有雲部署。如 FlexApp 已在您的入圍名單之中，歡迎預約以您的實際流程進行示範。