合規經理 · 保險經紀公司
永遠是現行政策
政策文件以往分散在多個共用資料夾中，員工經常使用舊版本。現在每份政策只存放在一處，連同完整的版本紀錄，每個新版本的審批亦有記錄。員工打開的永遠是現行版本。
重點摘要
FlexApp 雲端文件庫（Drive）是一套安全的文件管理系統，為每份文件保留一份受控版本，連掃描檔案也可搜尋，並可將文件送交審批及電子簽署，以及根據您自己的檔案解答問題。
適用對象
合規、財務、法務及營運部門主管，其團隊負責管理受控文件、政策及合約。
解決的問題
沒有人確定哪個才是最新的已簽署版本，掃描 PDF 無法搜尋，一個簡單問題的答案往往埋藏在數以百計的文件之中。
為您帶來的效益
01
只有一個可信的版本
每次更改都保存為新版本，現行文件一目了然，歷史紀錄完整無缺。
02
甚麼都找得到
掃描檔案可按內容搜尋，而不只限於檔案名稱。
03
毋須列印即可簽批
將文件送交公司內外人士審批及電子簽署。
04
從自己的檔案找答案
提出問題，即可獲得根據您的文件作出的答覆，並列明出處。
AI
AI 如何助您一臂之力
AI 將您的文件庫變成答案的來源。
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讀取掃描文件，讓其內容可供搜尋
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按文件類型，從文件中擷取日期、合約方及金額等重要資料
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員工以日常語言提問，即可獲得根據您自己的文件作出的答覆，並列明出處
實際應用場景
財務團隊 · 物業發展商
搜尋多年的掃描紀錄
掃描的發票及協議以往只能按檔案名稱尋找。FlexApp 雲端文件庫會讀取掃描內容，團隊可按文件內的資料搜尋，例如供應商名稱或參考編號。
法務及行政團隊 · 貿易公司
毋須列印即可簽署
協議以往要列印、簽署、掃描再電郵發回。現在直接從 FlexApp 雲端文件庫發出電子簽署，外部人士在瀏覽器中簽署，經密封的已簽署文本會自動歸檔。
主要功能
已包含於 FlexApp 平台。
- 為團隊及項目設立獨立文件庫，保留每個版本，有人編輯時檔案會被鎖定
- 按角色及群組設定存取權限，並可建立設有到期日或須輸入密碼的分享連結
- 保存規則及回收站，確保文件按政策要求保存足夠時間
- 文件可送交審批並與您的工作流程連結，有人不在時可委派他人處理
- 內置電子簽署——外部簽署人以電郵收到的驗證碼確認身分，已簽署的 PDF 附有紀錄，可顯示其後任何竄改
- Word 及 Excel 檔案可直接在瀏覽器中開啟及編輯
- 資料夾可自動執行工作——檔案存入時自動發送電郵、為文件加上標籤或啟動審批
常見問題
可以搜尋掃描紙本文件的內容嗎？
可以。FlexApp 雲端文件庫會讀取掃描檔案，其內容可供搜尋及用於解答問題。
電子簽署如何運作？
簽署人在瀏覽器中簽署，外部簽署人以電郵收到的驗證碼確認身分，FlexApp 會生成經密封的 PDF，並附有紀錄顯示其後是否曾被更改。
員工可以繼續使用 Word 及 Excel 嗎？
可以。Word 及 Excel 檔案可透過 OnlyOffice 或 Microsoft Office 網上版，直接在瀏覽器中開啟及編輯。