合规经理 · 保险经纪公司
永远是现行版本的制度
制度文件以前分散在好几个共享文件夹里，员工常常用的是旧版本。现在每份制度集中存放在一处，附有完整的版本历史，每个新版本的审批都有记录。员工打开的永远是现行版本。
一句话概括
FlexApp 云文档是一套安全的文档管理系统，每份文档只保留一份受控副本，连扫描件也能按内容搜索，文档可送交审批和电子签署，并能根据您自己的文件回答问题。
适用对象
需要管理受控文档、制度政策和合同的合规、财务、法务及运营部门负责人。
解决的问题
没人确定哪个版本才是最新签署的，扫描的 PDF 无法搜索，一个简单问题的答案埋在成百上千份文档里。
您将获得
01
唯一可信的版本
每次修改都保存为新版本，当前文档一目了然，历史记录完整。
02
什么都能找到
扫描件可按内容搜索，而不只是按文件名。
03
无需打印即可签批
将文档送交公司内外人员审批和电子签署。
04
从自己的文件中得到答案
提出问题，即可得到从您的文档中整理出的答案，并注明出处。
AI
AI 如何帮忙
AI 让您的文档库变成随问随答的知识来源。
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读取扫描文档，让其内容可以被搜索
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按文档类型提取日期、签约方、金额等关键信息
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员工用日常语言提问，即可从公司自己的文档中得到答案，并注明出处
实际应用场景
财务团队 · 房地产开发商
搜索多年的扫描档案
扫描的发票和协议以前只能按文件名查找。FlexApp 云文档会读取扫描件内容，团队可以按文件里写的内容搜索，例如供应商名称或参考编号。
法务及行政团队 · 贸易公司
无需打印即可签署
协议以前要打印、签字、扫描再用邮件发回。现在直接从 FlexApp 云文档发起电子签署，外部各方在浏览器中签署，加封的签署副本自动归档。
主要功能
包含在 FlexApp 平台中。
- 团队和项目各有独立的文档空间，保留每一个版本，有人编辑时文件自动锁定
- 按角色和群组设定访问权限，分享链接可设有效期或密码
- 保留规则和回收站，确保文档按制度要求保存足够长的时间
- 文档可送交审批，与您的工作流关联，有人不在时可委托他人处理
- 内置电子签署——外部签署人通过邮件收到的验证码确认身份，签署后的 PDF 附有记录，任何事后篡改都会显现
- Word 和 Excel 文件可直接在浏览器中打开和编辑
- 文件夹可自动执行操作——有文件存入时发送邮件、给文档加标签或发起审批
常见问题
扫描的纸质文档能按内容搜索吗？
能。FlexApp 云文档会读取扫描件，其内容可用于搜索和回答问题。
电子签署是怎样进行的？
签署人在浏览器中签署，外部签署人通过邮件收到的验证码确认身份，FlexApp 会生成加封的 PDF，并附有记录，可显示事后是否有任何改动。
员工还能继续使用 Word 和 Excel 吗？
能。Word 和 Excel 文件可通过 OnlyOffice 或 Microsoft Office 在线版直接在浏览器中打开和编辑。